Datenschutzerklärung für Pace

1. Verantwortlicher

Datenschutzbeauftragter:

2. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung

Pace verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung des Nutzungsvertrags sowie zur technischen Bereitstellung der SaaS-Plattform.

Verarbeitete Kategorien:

• Identifikationsdaten
• Nutzungsdaten
• Prozessdaten
• Kommunikationsdaten
• Auditdaten
• Optionale KI-Eingaben

3. Hosting & Datenstandorte

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in:

• Germany West Central (Primärbetrieb)
• Germany North (Backups)
• Azure OpenAI Frankfurt (optional)

4. Registrierung und Nutzung

Erhobene Daten: E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort (verschlüsselt gespeichert).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Vertragsende Soft-Delete mit 30-tägiger Nachfrist, anschließend endgültige Löschung.

5. Inhalte der Nutzer

Pace verarbeitet Inhalte ausschließlich nach Weisung des Verantwortlichen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).

6. System-E-Mails (Microsoft Graph API)

Verarbeitete Daten: Empfängeradresse, Betreff, Versandstatus.

Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: Versandprotokolle werden für 12 Monate gespeichert.

7. KI-Funktionen (Azure OpenAI)

Texteingaben können personenbezogene Daten enthalten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Frankfurt (EU). Logging ist deaktiviert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Nutzung der KI-Funktion ist optional und erfolgt auf Basis einer aktiven Zustimmung (Opt-in).

Speicherdauer: KI-Eingaben werden nicht dauerhaft gespeichert. Eine Verarbeitung findet nur während der aktiven Sitzung statt (Logging deaktiviert).

8. Zahlungsabwicklung (Stripe Payments Europe)

Die Zahlungsabwicklung erfolgt durch Stripe Payments Europe Limited, The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Stripe ist für die Verarbeitung der Zahlungsdaten eigenständig verantwortlich. Die Datenschutzrichtlinie von Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy.

Pace speichert keine Kreditkartendaten. AXAAT speichert ausschließlich die Stripe Customer ID sowie die Subscription ID.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Stripe-IDs werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Vertragsende gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) gelöscht.

9. Logs und Datensicherheit

Protokolle werden zur Sicherheit und Fehleranalyse gespeichert. Die Aufbewahrung erfolgt gemäß dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse liegt in der Gewährleistung der IT-Sicherheit, Systemstabilität und Fehleranalyse.

Speicherdauer: 12 Monate.

10. Cookies

Pace nutzt ausschließlich technisch notwendige Cookies. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich, da diese Cookies unter die Ausnahme gem. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG fallen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Support-Anfragen

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, Anhänge.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Supportanfragen).

Speicherdauer: 1 Jahr nach Abschluss der Anfrage.

12. Speicherdauer & Löschung

Die Löschung erfolgt gemäß unserem Löschkonzept. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Speicherdauern je Verarbeitungszweck:

13. Rechte der Betroffenen

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO Widerspruch einzulegen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Kontakt für die Ausübung Ihrer Rechte: datenschutz@axaat-pace.de
Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

14. Herkunft der Daten (Art. 14 DSGVO)

Sofern Nutzerkonten durch einen Administrator (Vertragspartner) angelegt werden, ohne dass die betroffene Person ihre Daten selbst eingibt, stammen die Daten vom jeweiligen Vertragspartner (Arbeitgeber/Organisation). In diesem Fall werden die betroffenen Personen spätestens bei erstmaliger Nutzung der Plattform über die Datenverarbeitung informiert.

Kategorien der Daten: E-Mail-Adresse, Name, Organisationszugehörigkeit.

15. Sub-Auftragsverarbeiter

Folgende Dienstleister werden als Sub-Auftragsverarbeiter eingesetzt:

16. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.

Kontakt: datenschutz@axaat-pace.de

17. Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z. B. KI-Nutzung gemäß § 7), haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Den Widerruf können Sie per E-Mail an datenschutz@axaat-pace.de erklären.

18. Änderungen

Wir behalten uns Änderungen dieser Datenschutzerklärung vor.

Änderungen werden den Nutzern per E-Mail und/oder In-App-Benachrichtigung mitgeteilt. Bei wesentlichen Änderungen werden Nutzer um Kenntnisnahme gebeten. Das Datum der letzten Änderung ist stets am Anfang dieses Dokuments vermerkt.